Как говорится, дружба дружбой, а табачок — врозь. Несмотря на тесную привязанность к определенным программным средствам, ИТ-профессионалы все время должны держать в поле зрения свои финансовые отношения с поставщиками этих продуктов, чтобы не расстроить окончательно свой скудный бюджет. Почему же тогда во многих организациях пакет Microsoft Office продолжает оставаться “священной коровой”?
По нашему мнению, которое сложилось как из собственного опыта прощания со “священной коровой”, так и в результате бесед с представителями многих организаций, сделавших первый шаг в этом направлении, сейчас вопрос не в том, следует ли организациям внедрять офисные пакеты с открытым исходным кодом, а в том, когда начать это делать. Если вы возьмете стоимость одной лицензии на ПО Microsoft (а это пара сотен долларов) и умножите ее на число ваших рабочих станций, которых сотни или тысячи, то вам станет ясно, что обосновывать нужно не переход на другое ПО, а, наоборот, те дополнительные расходы, которые вы несете из-за своей “верности” Microsoft Office.
Конечно, вы наверняка встретите сопротивление с разных сторон, когда начнете обсуждать целесообразность отказа от Microsoft Office. Но, удостоверившись, что значительные финансовые выгоды перехода перевешивают аргументы в пользу привязанности к этому пакету, вы безусловно заинтересуетесь приводимыми ниже рекомендациями, следование которым сделает процесс перехода управляемым.
Эмоциональная привязанность
Финансовая целесообразность перехода становится очевидной при оценке того факта, что большинство пользователей такого дорогостоящего ПО, как Microsoft Office, — секретарши, референты, офисные служащие, сотрудники отделов продаж и представители других подразделений, за исключением аналитиков, — из всего пакета задействуют только редактор Word для написания писем и простых документов и функции электронной таблицы. И это при том, что многие организации вынуждены экономить каждый доллар, обустраивая свою ИТ-инфраструктуру.
Даже если вы учтете все случаи пользования другими приложениями пакета Microsoft Office, такими, как PowerPoint и Outlook, то все равно факт останется фактом: 90% служащих пользуются только базовыми его возможностями. Альтернативные пакеты — такие, как OpenOffice.org, StarOffice Evolution и Thunderbird — вполне функциональны и значительно дешевле, но, когда вы выйдете с предложениями по их внедрению на совет директоров вашей организации без соответствующей подготовки и поддержки, вас никто не станет слушать.
Люди привыкли к Microsoft Office и не хотят от него отказываться. Возможно, действительно существует так называемая “добавочная стоимость”, которую дает вашей организации этот пакет благодаря изначальной интеграции, простоте пользования и т. д. Но если даже и так, то это должно быть выражено конкретной денежной суммой и затем учтено при расчете итогового параметра ЧДД (чистый дисконтированный доход, см. “Расчет экономии при переходе от пакета Microsoft Office к OpenOffice”).
Сейчас конечные пользователи невольно впадают в состояние дискомфорта при одном упоминании о переходе от Microsoft Office к чему-нибудь иному. Но они будут приятно удивлены, когда им представится возможность ознакомиться с альтернативными решениями.
Вот, например, история, произошедшая в компании GetOpenOffice.org — одной из многих, обучающих пользователей пакета OpenOffice и оказывающих поддержку. Однажды в организации, являющейся клиентом GetOpenOffice.org, шло совещание по вопросу возможности внедрения ПО OpenOffice. При этом на ПК печатались комментарии, которые проецировались на экран. Почти все участники совещания говорили, что альтернативные Microsoft Office пакеты будет очень трудно освоить. Тогда был задан вопрос: “Как вы думаете, в каком редакторе печатаются эти комментарии?” Последовал ответ: “Microsoft Word”. А на самом деле использовалась программа Writer пакета OpenOffice. Когда присутствующие узнали об этом, все аргументы, связанные с трудностями освоения, сразу отпали.
Такой “маркетинговый” ход сыграл бы аналогичным образом и в случае использования пакетов Evolution, Thunderbird и многих других успешных альтернатив Microsoft Office, — таких, в частности, как ThinkFree.com, который, кстати, обеспечивает бесплатный дистанционный и сравнительно недорогой локальный хостинг офисных приложений. Вспомните конец 80-х, когда расхожим аргументом было утверждение, что перейти от WordPerfect на Microsoft Word будет слишком трудно, но люди это делали, поскольку совокупная стоимость владения текстовым процессором Word была существенно меньше.
Стоит ли быть первопроходцем?
Для некоторых организаций решение по смене офисного пакета может стать судьбоносным. И для такой перестройки надо выбрать наиболее подходящий момент, чтобы не дожидаться ситуации, когда выбор будет навязан внешними обстоятельствами. Возможно, достаточно показательным в этом смысле будет случай с известной компанией — производителем музыкального контента Ernie Ball. После злосчастного рейда Ассоциации производителей ПО для бизнеса (Business Software Alliance — BSA), руководство компании приняло решение полностью отказаться от ПО Microsoft, чтобы не тратить деньги на его бесконечные обновления и покончить с аудиторскими проверками BSA Многие организации уже приняли аналогичное решение, хотя, конечно, это еще не стало доминирующей тенденцией. Если ваш босс неуверенно чувствует себя в роли первопроходца, то ознакомьте его с опытом развертывания пакетов StarOffice и OpenOffice, описанными на wiki-ресурсе wiki.services.openoffice.org/wiki/Major_OpenOffice.org_Deployments.
Большинство исследователей считают, что рыночная доля Microsoft Office превышает 90%. Однако практически все это — старые версии продукта. И многие ИТ-службы, которые — часто по финансовым соображениям — не заключили долгосрочные “оптовые” лицензионные соглашения с Microsoft, вынуждены работать с множеством разновременных версий. Ясно, что если служащие организации работают, скажем, с тремя разными версиями той или иной программы, то это просто кошмар для сотрудников техподдержки и существенный фактор повышения нагрузки на ИТ-службу.
Microsoft, однако, мастерски создает барьеры на путях отхода от Microsoft Office. “Привязка” возникает самым разным образом. Например, из-за высоких розничных цен на это ПО компании приобретают лицензии через производителей комплексного оборудования (OEM). Такие лицензии не могут переноситься на новые компьютеры, и это обстоятельство вынуждает организации стремиться к “оптовому” лицензированию, для которого характерны разного рода скидки и налоговые льготы, стимулирующие к заключению долгосрочных соглашений.
Риски в сравнении с выгодой
Одним из главных факторов при выборе альтернативного продукта является его жизнеспособность, но в случае с такими пакетами, как StarOffice или OpenOffice, соответствующий риск значительно ниже, чем при установке какой-нибудь “поделки” с интерфейсом “под Microsoft Office”, выпущенной фирмой без имени и продающейся в подворотне долларов за десять. С упомянутыми официальными бесплатными пакетами риск много меньше просто потому, что их исходные коды находятся в открытом доступе и проблемы безопасности (которые в конечном счете являются только вопросом своевременной установки “заплат”) могут решаться целым сообществом разработчиков, а не только программистами фирмы, еле сводящей концы с концами. Пакет StarOffice, будучи коммерческим продуктом, сопровождается доступным исходным кодом. Он хорошо подходит для организаций, консервативное руководство которых чисто психологически не может пойти на внедрение продукта, за которым “не стоит какая-то компания”.
Надо отдать должное компании Microsoft — она все время увеличивает жизненный цикл продукта Microsoft Office. Это, конечно, хорошо, если можно рассчитывать на обновления, повышающие информационную безопасность, в течение почти 10 лет. Для некоторых организаций подобная стабильность может быть важнее всякой экономии. Но, с другой стороны, такое отношение к продукту на протяжении его жизненного цикла является необходимым только в случае его “закрытого производства”. Если же у вас имеется исходный код, то маловероятно, что вас так уж сильно будут одолевать программные ошибки, наносящие ущерб безопасности.
Завоевание поддержки пользователей
Надо понимать, что переход к новому офисному пакету для конечных пользователей всегда будет являться силовым стрессом. Поэтому вам следует быть готовым к сопротивлению и заготовить ответ на вопрос: “А что это нам даст?” Скажите, например, что освободите подразделения от расходования их собственных бюджетов на цели такого перехода. Какими бы положительными ни были результаты перехода на новый пакет, пользователи не будут его поддерживать, если им подробно не рассказать об этих результатах. Надо иметь наготове ответы и на вопросы типа: “Чем заменить специальные возможности в офисном пакете Microsoft, необходимые для поддержки служащих-инвалидов?” или “А как быть с макросами?”
Наилучшей нам представляется практика “обучения обучающих”, поскольку в результате в организации воспитываются лидеры процесса перехода. Именно так поступили в компании Ernie Ball: сначала они обучили несколько человек, а потом поручили им обучать остальных своих служащих. ПО, о котором идет речь, по правде говоря, не такое уж сложное, в любом случае оно гораздо проще в освоении, чем какая-нибудь система ERP. Главное, как считают в Ernie Ball, — “достучаться” до людей, побудить их сменить свое отношение к вводимым переменам, довести до их понимания, что офисный пакет вовсе не обязательно должен поставляться Microsoft, чтобы быть по-настоящему полезным.
Многие организации в прошлом уже прибегали к программам типа “обучение обучающих”, и полученный тогда опыт поможет вам определить, сколько будущих “преподавателей” вам потребуется. Ваша ИТ-служба такого опыта не имеет? Проконсультируйтесь с отделом обучения сотрудников или отделом кадров. Если вам не удастся набрать достаточно людей для программы “обучение обучающих”, определите стоимость обучения в расчете на одного пользователя или привлечения внешнего консультанта для прямого обучения всех своих пользователей. Вывод такой: вы должны знать, сколько будет стоить обучение, и учитывать этот показатель при принятии решения о расставании с Microsoft Office.
Если проект внедрения альтернативного ПО позволяет отказаться от лицензионных расходов, то рассматривайте это как экономию (возьмите соответствующую сумму со знаком плюс); если альтернативный продукт предусматривает определенные расходы на приобретение лицензий, то возьмите соответствующую сумму со знаком минус. Аналогично поступите с расходами на обучение, поддержку и с любыми иными расходами, которые, по вашему мнению, возникнут в вашей организации в связи с намечаемым переходом. В такого рода расчетах косвенные издержки (например, прибыль, утраченная из-за отвлечения от основной работы служащих, привлекаемых к обучению других служащих), как правило, учитываются коэффициентами. Проконсультируйтесь с работниками вашей бухгалтерии и сметно-финансового отдела, какие коэффициенты обычно используются в вашей организации для финансового анализа.
По завершении финансового анализа необходимо сравнить его результаты с результатами аналогичных расчетов по другим проектам, имеющимся в организации. Возможно, экономия от этого определенно будет, но окажется ли она больше в сравнении с другими конкурирующими проектами? Или вы просто позволяете себе роскошь в целях “эксперимента” отвлекать своих сотрудников от их основных задач? Переход на другой офисный пакет — это занятие для компаний, работающих в режиме улучшения своих производственных процессов, но не для тех организаций, которые в пожарном порядке борются за свое выживание, поскольку такой переход в принципе отнимает ресурсы у остальных инициатив и проектов. А самое главное, как и при любом финансовом анализе, будьте консервативны. Не переоценивайте экономию и не занижайте издержки.
Наконец, любая мыслящая на перспективу компания имеет определенный уровень толерантности к организационным изменениям, который не стоит превышать. Поэтому, как это принято в мире ИТ, не следует вводить слишком много изменений за один прием, и надо провести работу со своей менеджерской командой, чтобы разобраться с другими возможными изменениями, совокупность которых может привести к организационной дестабилизации.
Как переходить
Бывают ситуации, когда компания не может позволить себе полностью отказаться от Microsoft Office. Во многих организациях построены системы приложений, в которых используются отдельные компоненты пакета, многие просто не могут отказаться от своих критически важных макросов Excel. (Другое дело, что любую бизнес-задачу, которая так сильно опирается на концепцию электронной таблицы, следует, по-видимому, перенести в базу данных, но это — тема другой статьи.) Конечно, определенный набор макросов способствует эффективности обработки информации, и многие альтернативные пакеты, например OpenOffice, их поддерживают. Если вы хотите оптимизировать обработку, то можете прибегнуть к внешней помощи: многие организации могут помочь вам переделать имеющиеся макросы.
Вы наверняка собираетесь продолжать поддерживать Microsoft Office по крайней мере в краткосрочной перспективе, поэтому при планировании не забудьте это учесть. Вначале стоит пойти по пути наименьшего сопротивления, т. е. заняться теми своими пользователями, которым требуются только базовые функции: текстовая обработка, электронные таблицы и построение диаграмм. Далее надо выработать стратегию обеспечения интер-операбельности в рамках организации. Речь идет о том, как пользователи будут совместно работать с данными и документами. Например, стандартный редактор Word не может открывать документы в формате, предусмотренном по умолчанию в редакторе Writer из пакета OpenOffice. Решая эту проблему путем автоматического сохранения документов в форматах, предусмотренных Microsoft. Кроме того, проследите за тем, чтобы на ПК всех пользователей была поставлена программа Office Viewers, с ней они могут читать сообщения электронной почты, отправленные через программы, входящие в состав Microsoft Office.
Вам не обязательно мириться с необходимостью жить с двумя разными пакетами одновременно. Руководству вышеупомянутой Ernie Ball удалось полностью перевести свою компанию со средств Microsoft на ПО с открытым кодом примерно за три месяца. Но многим организациям в силу тесной интеграции продуктов Microsoft с остальными информационными системами больше подойдет смешанный подход “80/20”: 80% нового ПО и 20% старого.
Если в обозримой перспективе вы будете вынуждены жить с двумя пакетами, то вам придется поддерживать оба типа форматов файлов: “родной” формат Microsoft Office (Open Office XML) и формат ODF (Open Document Format). Чтобы редактор Microsoft Word мог сохранять файлы в формате ODF, можно загрузить из Интернета специальные плагины (сейчас разрабатываются плагины аналогичного назначения для Excel и PowerPoint).
Но, что бы вы ни делали, тестируйте, тестируйте и снова тестируйте. Как утверждают профессионалы, специализирующиеся на переводе компании на офисное ПО с открытым кодом, всякий, кто предпринимает такой переход, должен выделить пару месяцев на тестирование с пользователями, проявившими к этому особую заинтересованность. Такой подход позволит им почувствовать себя вовлеченными в процесс, а вам предупредить распространение проблем. Более того, важнейшим элементом любой программы перехода является проведение в масштабе компании специальных семинаров, на которых упор надо делать на сравнении Microsoft Office и OpenOffice.
Когда пользователи и ИТ-персонал увидят, какими богатыми функциями располагает OpenOffice и как быстро мож-но научиться работать с ним, у них появится больше желания активно участвовать в намеченном переходе. Надо честно рассказать пользователям, какие старые функциональные возможности они могут при этом утратить, а какие новые приобрести. Пакет OpenOffice, например, дает возможность непосредственно создавать файлы формата PDF, а также имеет в своем составе мощное приложение OpenOffice Draw, оно, кстати, сильно напоминает системы CorelDraw или Visio и намного мощнее, чем базовый набор функций рисования, имеющийся в пакете Microsoft Office. Благодаря этому большинству пользователей не нужно будет покупать лицензионные копии систем Adobe Acrobat или Visio.
Услуги консультантов и преподавателей могут быть заказаны через сайт support.openoffice.org. Это очень важный аргумент для руководства, переживающего из-за того, что поддержка в любой момент может исчезнуть, поскольку, как оно (руководство) считает, люди, берущиеся за такую поддерж-ку, занимаются OpenOffice только для собственного удовольствия, рассматривая это как хобби. Однако нет никаких сомнений, что существует ряд мощных экономических причин, делающих переход к использованию пакетов с открытым исходным кодом вполне жизнеспособной альтернативой традиционному пути..
Автор Джонатан Фельдман
Вязто с Сети и системы связи